應用文(二)─公文

銘傳大學‧應用中國文學系

大三必修‧應用文(二)

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筆記範圍：公文

一、公文的定義

狹義：處理公務之文書，且有一定之名稱與程式者為範圍。

廣義：凡處理公務有關之文書，或表達意思、紀錄事實之文書均屬之。

二、要件

1.          必須是處理公務，又分為「公文書」、「私文書」。

2.          至少一方為政府，又分為「官署」、「非官署」。

3.          必須有具體主張

4.          依據法令與法令

5.          使用適當的文字

三、形式

1.          必須有時間之表示─字號

2.          必須有負責之表示─機關首長簽署、機關印信、機關銜戳、副署者

3.          必須合於法定格式─發文機關、文別、本文、附件、受文者、副本

4.          本文必須分段敘述─本文中包括主旨、說明、辦法

四、公文之類別

«  依受文者分為

(一)上行文：凡下級機關對其直屬上級機關及其他高級機關所為意思表示。

1.          呈：僅對「總統」有所呈請或報告。

2.          函：下級機關對上級機關有所請求報告。

3.          簽：幕僚對長官或下級機關首長對上級機關首長處理公務時表達意見，以供了解案情，並作抉擇之依據。

4.          報告：凡機關、學校、團體、僚屬陳述私人事故，請求上級了解，或代為解決困難，宜以報告為之。學校學生對校方有所申請或陳述時。

(二)平行文：為同級機關相互對待所為意思表示之公文書，以及人民與機關間之申請與答復時所用之公文書。

1.          咨：總統與國民大會、立法院公文往復時用，其性質可分為咨請、咨會、咨查、咨復、咨送。

2.          函：同級機關間或不相隸屬機關間行文，以及人民對政府間之申請與答復時所用。

3.          公告：對公眾宣布事實或有所勸誡時所用。

(1)       曉示：用於官吏就職及行政上有所興革，向民眾公告。

(2)       宣示：用於公布國家或地方所發生重要事件之詳情。

(3)       示禁：及對於妨害國家或地方所發生重要事件之詳情。

(4)       徵求：凡應行政需要，徵求人力、物力、或徵求人民意見。

(三)下行文：為上級機關對下級機關所為意思表示。

1.          令：本義為發號施令，故含有強制性。

任免官員、獎懲官員、公布法律、總統、軍事機關、部隊發布命令。

2.          函：上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時用。

3.          手諭：為長官對屬員有所訓示或傳知時所用。

4.          證明書：例如，在職證明書、離職證明書、畢業證書。

5.          簡便行文書

«  依保密等級分

1.          絕對機密

2.          極機密

3.          機密

«  依處理時間分

1.          最速件：一日內

2.          速件─三日為限

3.          普通件─不超過六日為限

4.          特別件

(1)       各機關來文要求答覆

(2)       訴願及其他依法令定有期限之案件

(3)       人民申訴案件

(4)       列管案件

(5)       其他

l   狹義公文書

(一)普通公文書

令、呈、咨、函、公告、其他。

其他：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、聘書、箋函或便箋、證明書、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單、證書或執照。

(二)特殊公文書

請願、訴願、司法、外交、軍用文書

l   廣義公文書

(一)簽

(二)報告

(三)報告書

工作、視察、調查、研究報告

(四)會議文書

(五)通知

(六)通報

(七)箋函

(八)手諭

(九)條諭

(十)證明書

五、直接稱謂用語

(一)有隸屬關係之機關

上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」，自稱「本」。

(二)無隸屬關係之機關

上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。

(三)對機關首長間

上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

(四)機關(或首長)對屬員稱「台端」

(五)機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」

(六)行文數或機關或單位時

可通稱「貴機關」或「貴單位」。

六、公文製作的基本要求

(一)正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

(二)清晰：文義清楚、肯定。

(三)簡明：用語簡練、詞句曉暢、分段確實、主題鮮明。

(四)迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

(五)整潔：簽搞均應保持整潔，字體力求端正。

(六)一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

(七)完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，對相關單位應切實協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、周切可行。並備齊各種必須之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

七、公文祈請及期望語

希查照：希期知悉照辦

希照辦：希期照案辦理

希辦理見復：希期照案辦理並將辦理情形回覆上級

希查照見復：希期知悉照辦並答覆

希轉行照辦：希期收文後轉行文下級機關告知照辦

請查照：請其知悉或協助、配合辦理

請查明：請其查明某案並回覆

請查照見復：請其辦理並回覆

請鑒核：多用於自訂或奉上級指示訂定草案或陳情執行成果，請上級審核之公文

請核文：一般行政事務請示之公文

請核備：多用於一般行政之例行報表等，報請上級審核後以備日後查考之用